作者：黃昱豪
不知道各位有沒有這個經驗？事實上你有應該要做的事情，可是卻老是不斷逃避，只做一些無關緊要，既不重要也不緊急的事情，而真正重要的老是不想去面對，告訴自己還有很多時間。然而，現實上那些重要的事情並不代表還甚下很多時間，你也知道，但你就是因為覺得不會有立即的影響而選擇不去面對、不去認知意識到說還甚下多少時間，透過一個模糊的、自我安慰的，不去好好認識這個時間緊迫性。直到真的「感覺」來不及了，才發現已經錯過許多機會。
上述提到一個很重要的概念：「感覺」，感覺的意思象徵了無意識的、模糊不精確的、主觀的…等概念，的確感覺這件事情是幫助我們人類判斷事情對我們自身而言的重要性、可以分辨我們對事物的喜惡，可以說是非常重要。
然而，在面臨時間管理、也就是有一個很明確的工作目標要完成時，我們真的可以用「感覺」來成為我們完成工作達成目標的依循嗎？
顯而易見的，我們都親身體驗過，在大學生的生活中最常見的就是期末考前才在熬夜K書，但明明時間都已經先訂好了，為甚麼我們不願意先讀呢？有幾個原因：
- 沒有事先了解究竟要讀的範圍有多少，而是單方面的覺得只要在期末考前撥一段時間來讀都還來的及(活在感覺中，不想面對現實的活著)。
- 外在誘惑太多，時間的規劃下沒有做到原先的安排(半吊子的心態不夠自律，對於自身所追求的目標飄浮不定)。
如果不斷用感覺來規劃時間，會造成的後果就不用多說了，輕一點就是學校的成績被當，花更多時間在這上面重修，重一點的就是出社會後工作沒辦法好好做完，被炒魷魚，最後甚至會養不起妻兒小孩，家破人亡，做著勞力密集的工作，沒有人愛你也沒有人想要理你。
而在感覺的引導下所規劃的時間預估，心理學家在這方面也有研究，他們稱此舉為「規劃謬誤」（planning fallacy），這個概念最早是由丹尼爾．卡尼曼（Daniel Kahneman）與阿莫斯．特佛斯基（Amos Tversky）提出。他們把此問題描述為「一種現象，在預估得花多少時間才能完成未來的某個任務時，表現出樂觀的偏見，因而低估了所需的時間。」一個又一個的研究證實我們容易陷入規劃謬誤中，舉一個和我們切身相關的例子，大四學生寫論文發生的情況。
心理學家羅傑．布爾勒（Roger Buehler）請學生預估自己在最佳狀況，以及最壞狀況下，各需要花多少時間才會完成論文。平均來說，學生預測要花三十四天才能完成。但實際上，寫完論文要花上五十六天，幾乎是預估值的兩倍。真正有趣的是，不到一半的學生能在估計最壞情況的時間內完成論文。即使都已經有最壞情況的打算了，學生還是沒能正確預估。
那要怎麼做才不會淪落到這種結果呢？那就是確實達成設定好的目標，不論是自己給的或是他人給的。那要如何讓自己能夠達成目標？那就是我們必須實際去認知到自己要完成甚麼事，思考要做甚麼事或怎麼做才能達成，否則不做那些事永遠沒辦法達成目的。 而本文將試圖透過提供其中一種「時間管理法-GTD」解決因為「感覺」而錯誤估算時間，導致目標無法達成的問題。要跳脫感覺，幫助自己達成目標就需要去思考 1. 要做甚麼與 2. 要怎麼做。
時間管理法Getting Things Down（GTD）
GTD顧名思義就是把事情做好、把事情完成，而目前坊間有出版一本《搞定-工作效率大師教你，事情在多照樣做好的搞定五步驟》，作者為David Allen，擔任管理顧問以及高階經理人輔導教練已經超過35年，受到Dean Acheson和Russell Bishop的啟發，寫出了這本估算時間完成目標的工具書，眾多知名企業經理人受其起發，有興趣的朋友可以去借來看看喔！以下將介紹他最實用的六個步驟給各位認識！
六大步驟：
步驟一、收集：不要遺漏任何要做的事情（不要太相信你的大腦！）
收集所有你要做的事情。事情的來源有很多，可能是某某科的期末報告；某某科的期末作業；你想要看的電影；你想要做的事；你被家人吩咐要做的事；你要在期限內去繳錢等等。(不管大事還是小事全部紀錄下來)
工具 → 便利貼、手機備忘錄，把大腦的壓力釋放到其它媒介上。
步驟二、組織：總共六個類別，一天開始前就整理好。
2分鐘原則 → 如果可以在兩分鐘內解決就不要放到行動清單裡面。Ex：確認送修車子修好了沒、確認兵單有沒有放在家裡只要打一通電話解決。先把雜事處理完。
等待事項 → 需要委託他人完成的。
特定日程 → 特定日期要做，需要利用日曆。
單步驟事項 → 一個人單幹就可以完成。
多步驟事項 → 無法自行完成，且不是由你一個人決定時程的。可以拆解成許多單一步驟。
某一天事項 → 特別的點子，或是未來才打算實現的計畫。
步驟三、排成：製做工作清單，預估所有時間是很重要的。
工作清單可以按照三個條件來安排：時間、地點、任務
時間：看看有多少空閒時間，放入剛好的需要的時間。事件時間<=空檔時間，盡量相等。
地點：將同區域的工作安排在一起執行一起做。
任務：結合時間地點安排順序，某些任務時間緊迫需要在第一時間完成，但會影響到其他任務，應該盡量避免。
步驟四、執行
愈是重要的事情就愈是需要準備好雨天備案，以免時間大亂無法如期完成，準備的愈周全，執行起來愈順利。(很多人在安排未來計畫時都以為有報名就算有安排，但卻沒有想到自己可能沒辦法如願以償的錄取，而導致後續再進行其他安排都太過倉促錯過很多機會)
步驟五、檢視
每天工作結束前回顧一次，每周檢討自己一次。都要定期去檢視，幫助了解自己去做改進。這個步驟是為了看步驟三的排成中預估時間的部份是否有問題，畢竟有時候我們都只是在做預估，而不了解真實的情況，所以在執行後檢視和當初想像的是否有一樣是非常重要的！原本20分鐘可能因為簡單而變10分鐘，因為困難而變成30分鐘。
步驟六、更新
這樣行動清單才會越來越精準，執行力才會越來越高。不斷的規劃執行、檢視更新也會愈了解自己(因為掌握了更多關於自己的資訊)，看看自己的能耐到底在哪裡。
五加一個重要提醒：
- 寫下代辦事項
- 預留緩衝時間：錯誤預估或是發生意外而導致計畫敢不上變化，時間管理中最怕骨牌效應，所以時間拉寬一點
- 善用零碎時間：將一些不連串的時間，用空檔處理。Ex：整理筆記or安排後續的時間計畫。
- 拒絕完美主義：
- 善用時間管理工具
- 學會先做討厭的工作，時間管理是一件長時間的事情，要養成習慣。
討厭的工作，我們通常會能拖多久就多久，我們通常會去做一些有的沒有的瑣事，但是時間還是一直前進，這件討厭的事情只會離工作期限越來越近，壓力也會越來越大，越來越討厭。反之，一口氣做完接下來就輕鬆囉。
新的一年大家一定都許下不少心願吧！以下在提供三個有趣的概念，讓大家新年新希望都可以順利達成、心想事成喔~
為目標制定明確的計畫
假如說兩個月後你想要考英文檢定考試拿到900分以上，這就是加了「期限的目標」並不是計畫。真正要達成計畫要怎麼做呢？第一步：仔細分析達成目標的必要條件。那你可能要熟悉他的考試方式，像是安排模擬考、字彙量要達到多少，每個月要達到新增多少單字量。第二步：根據必要條件，把大目標細分成幾個小目標。例如可以每天都要新增10個單字、每天都要聽廣播半小時、每天都要讀一篇英文文章。至少做過2次模擬考試都有拿到900分以上。上述就是將想法轉化成執行的步驟。然而卻不簡單，因為堅持不是容易的事。
適當的獎勵或是懲罰
在大的熱情也有消磨光的時候，所以達成小目標的時候可以獎勵自己一下。可以把自己的錢拿給朋友，如果真的有決心一定能做到，會是很好的效果。更有行為經濟學加研究指出：懲罰比較能夠促成人類動力。
永遠專注在實踐而非表現
我們被童話故事被騙了，沒有一個表現傑出的音樂家或運動家沒有花大量時間在他們的專長上。天分固然重要，但時間的投資更重要，我們在練習的過程中，很多人會受到挫折，成績到一定程度就高不上去了，是不是因為我很笨、是不是我的程度注定注定只能到這裏？產生各式各樣的疑慮，害怕徒勞無功、害怕失敗，而選擇半途而廢、放棄，這時候應該專注在一點一點的「改變」。
清楚定義的目標會幫你專注於手邊的事。你的目標會讓你沉浸在其中，充滿能量，持續專注在自己的任務上，而不是跟著自己的情緒、他人或是人生中你控制不了的一切隨波逐流。
祝大家新的一年心想事成：）
參考資料
David Allen, (2001). Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity cover. Penguin Books.
Roger Buehler, Dale Griffin, and Michael Ross, (1994). Exploring the “Planning Fallacy": Why People Underestimate Their Task Completion Times. Journal of Personality and Social Psychology 1994, Vol. 67, No. 3.366-381
【海馬迴學院】 