作者：曾暐翔 （成大心理系107級）
市面上有許多提高生產力的方法和輔助工具，像是知名的番茄時鐘，聆聽大自然的音效等等，今天要介紹的是最老掉牙但卻是最有效的一個方法——書寫備忘錄。
人類的記性有限，將所有的代辦項目寫在一張紙上做成備忘錄，雖然在創建備忘錄的時候需要額外再花一點時間，不過備忘錄確實能有效提高生產力。
有些人不認同備忘錄的好處，甚至有些成功的高階主管提出糟糕的備忘錄使用經驗，但請聽我娓娓道來創建備忘錄的七個好處。
1.創建備忘錄也創建順序
在我們整理一堆待辦事項時，可以先將每一件事分解成小單位，在進行先後順序的排列，透過事前將待辦事項進行規劃，我們的大腦就可以專心在眼前的一件事情上面，而不需要分心想下一步怎麼做。預計要在30歲時生小孩，在製作備忘錄時就可以知道大約28，29歲那年把小孩生下來，27歲時需要懷孕，若想結婚後度過兩人世界一陣子，大概25歲就要結婚，24歲就要開始籌備婚禮，確定要步入禮堂前可能需要兩年的時間交往看看適不適合，表示22歲時需要有穩定交往對象，在確認交往前，可能還需經歷半年到一年的曖昧期，21歲時，那個他應該要出現了。透過這樣的規劃和時序安排，可以知道什麼時候該做什麼事。
2.寫下備忘錄增加事情的重量
拜科技所賜，人們很少有動筆的機會，動動幾根手指，將文字打在電腦或手機上即可。但是透過手寫備忘錄能夠提升人們對此事的映像，進而增加事情的生產力。手寫下來的記憶絕對會比僅僅用幾根手指敲出的文字來的更有重量。提筆寫字，能夠同時提升學習效果，加深映像，因為手寫的速度叫鍵盤打字慢的許多，給予大腦足夠的時間思考與形成記憶，在混亂的情況向，拿出紙筆規劃，也可以使情緒穩定，想出更好的解決方案，且使用筆寫字時所使用的動作叫打字精細許多，能促進大腦活動。透過手寫這個步驟將虛擬的拜辦事項寫成清單，能夠更加確認目標及方向，
3.個性化創建自己的備忘錄
這兩年書寫手帳的風氣又再度盛行了起來，大概就是繁忙的日子裡能夠有一個時間能好好整理手頭上的所有工作，畫上自己喜歡的插圖，或是貼上可愛的貼紙，以自己覺得最輕鬆且快速的方式完成備忘錄，增加使用的流暢度，並且可以依自己實際需求進行調整。市面上的生產力工具如app等，縱然可調整的部分很多，但比起紙張仍相差甚遠，市面上有各種大小型式的手帳或筆記本，可以按照自己的需求找到最適合自己的，也可以在備忘錄上加上圖像或符號加深印象，如果需求實在很特殊，也可以動動手將紙張製作成吻合自己需求的筆記本或手帳，讓生產力高速提昇。
4.備忘錄的紓壓功能
有的人會在備忘錄前留下一個空格方便完成時可以打勾，有的人喜歡直接將完成的事項用橫線塗掉，在長長的備忘錄中把一件又一件事向完成，從備忘錄上移除的這個動做腦袋會釋放出多巴胺，這種感覺會令人上癮。
其中有些反對製作備忘錄的人就是對此事提出反對的意見，為了得到腦中興奮的感覺，有些人會把備忘物清單做的又臭又長，切成過多細小的碎片，反而降低了工作效率，這是在使用工作清單時要格外注意的，只讓有建設性的是待在備忘錄上，並且保持一定的數量上限，才不會讓沒有效率的備忘錄拖累了你的後腿。
5.備忘錄能夠重新安排和利用零散的時間
每當你收到一籮筐的代辦事項時，總會覺得不知從何做起，透過寫下代辦事項，並把事情分成許多小塊進行時，會發現有些事情能同時進行，或是能在其他空擋中完成，更加提昇工作效率。並且在某些有期限的待辦事項上，也能提高完成率。
如今天需要準備一頓五菜一湯的晚餐，就可以透過事先規劃將食材做極大化的利用，透過事先安排菜餚製作的先後順序就可以在燉肉時同時製作下一道菜餚，在等待水燒開的時候進行製作沙拉調料，徹底地運用每一分一秒。
6.備忘錄能協助分派作業
總有些時候，備忘錄的長度實在大於你所能處理的量時，將事項分派出去是一個很好的選擇，雖然你可能不是公司的主管，無法將你的工作分派給下屬，但能夠將倒垃圾，帶寵物去醫院等待辦事項分派給鐘點工讀生或是家人朋友，協助你可以專心在最重要的事項上。在製作備忘錄時，你可以清楚的知道什麼事情對於現在的局面來說是最重要的，將枝微末節的事情外包處去給家人、朋友、工讀生或是工作夥伴，自己則專心在那些只有自己能做，且最重要的事情上，將機會成本降至最低，生產力大幅提升。
7.代辦事項幫助成長
當換了新工作，新環境時，可能會出現能力無法完成手上待辦事項的情況發生，但這些卻是成長的動力，每個難關同時會帶來學習和成長的機會，無論是完成或是失敗的待辦事項就像是通過難關的地圖，縱使因為領域不熟悉或經驗不足忽略了重要的細節，導致代辦事項無法順利完成，但每次的經驗使我們茁壯成長。沒達成並不是失敗，只有放棄，忽略所有錯誤與學習的機會才是真正的失敗。備忘錄記錄著曾經走過的足跡，成功時，他幫你記載著成功的法則，關鍵在哪裡；失敗時，也記載著造成錯誤的關鍵點，有著備忘錄的資料進行下回遇到類似問題時的參考資料或改進的方向。
什麼人最需要備忘錄？
時常感覺不知道該做什麼，生活沒有目標，時常忘東忘西的人，這些人通常會感到壓力大或是焦慮，對生活缺少方向等等，建立備忘錄是一個好選擇。
備忘錄不一定是手上已經有的待辦事項，可以是一輩子，一年或一個月的規劃等等，代辦事項其實是一個非常多功能且靈活的工具，甚至也可以說是人生的地圖，當我們寫下一些東西時，他便會跟隨我們，讓我們可以隨時查閱，也可以時時刻刻提醒自己的方向。
當然有的時候，備忘錄會讓人感到有些失望，不知所措，可能是我們使用備忘錄的方法出錯了，需要停下來再次審視自己的備忘錄清單是否有問題，才會讓感到如此無助？
但是在正確使用備忘錄的情況下，所有事情會讓你感覺井然有序，並且受你所控，焦慮與壓力便會離你而去，因此，最好在備忘錄上加上必要做的事情和預計完成時間。
考慮到現實層面，我們可以採用八二法則，八成的時間拿來做那最重要的兩成的事，剩下的兩成時間規劃在剩下的那些零瑣的事情上面，能使我們更好的規劃時間。
有些人會說，這樣好像沒有提高事情的完成率呀？或是，我們應該將每件待辦事項都完成才是成功的備忘錄，其實我們應該將重心放在那重要的事情上面，才可以帶來更高的利潤，為生活進行升級。
我們再將我們正在進行的事情上時遇到困難時，我們可以透過備忘錄的規劃尋求積極的解決方式，或是在規劃的情況下適時地插入其他能為你補充能量的事情，不論如何著手製作備忘錄絕對能讓你的混亂和迷茫獲得改善。
嘗試看看建立備忘錄吧！
在使用了半年左右的備忘錄後，明顯感受到工作效率的提升，過去每天早上起床時，總要在床上滑好一陣子的手機，且時常不曉得現在該做些什麼，直到一天，我開始覺得需要為生活注入新元素，起先，只是先拿便利貼寫下今天要做的事情貼在電腦螢幕旁邊，到後來計劃時間開始拉長，從一週，一個月，再到一季，為大的時間單位(如一季)設立目標後，將預計花費的總時間與每個工作系項進行切分，就可以知道接下來每個月應該要將工作項目完成到什麼進度，再往下規劃到每週的進度，再把每週的進度分散安排到沒有課堂或打工的空白時間，並且詳細記載實際執行的項目，便可以將原本無所事事，浪費掉的時間善加利用。使生活變得更加豐富且有意義，在這裡可以提供給不知從何下手的人一些建議，在開始使用備忘錄時，每個次規劃的項目不要超過三項，且日期勁量是一天，從小單位，少量的備忘錄開始進行練習，可以清楚的知道自己在什麼時間點適合做什麼工作，例如有的人適合在早上進行簡單的庶務工作如背單字，但是有的人適合在早上進行邏輯運算的練習，有的人在早上時精神狀態較佳，有的人則是在用完午餐後才有較好的工作表現。透過簡單的備忘錄規劃練習，可以為未來在進行長遠的工作項目規劃時有更好的表現。
備忘錄是提高生產力的最終形式，與app或其他工具相比，備忘錄可以有非常多進行的方法，還能更深入的了解現在的情境和習慣的工作頻率方式。
建立備忘錄使我們將所有工作解構成一個又一個的單位，是可以幫助我們改進和完成許多工作的工具。嘗試備忘錄對生活帶來的好處吧。
【海馬迴學院】 